WinSAP - Cómo Crear una Clase de Documento en SAP FI

Cómo Crear una Clase de Documento en SAP FI: Guía Paso a Paso

Published by Winston Muñiz - Last Updated: 21 marzo 2024

En SAP FI, una clase de documento es fundamental para clasificar y gestionar las diferentes transacciones financieras, como facturas, abonos, pagos, entre otros. La clase de documento establece las reglas y características que se aplicarán al documento, como los rangos de números, la cuenta involucrada, y las clases de cuentas permitidas.

En este artículo, te mostraré cómo crear una clase de documento en SAP FI para que puedas gestionar las transacciones financieras de tu empresa de manera más eficiente.

¿Por qué es Importante una Clase de Documento en SAP FI?

Una clase de documento en SAP FI es un identificador que clasifica los documentos financieros. Cada clase define ciertas características y reglas para los documentos, como:

Los rangos de números que se utilizarán.
Los tipos de cuentas permitidas (deudores, acreedores, cuentas de mayor, etc.).
Las reglas para el procesamiento y las claves de control.

Establecer clases de documentos adecuadas garantiza que los registros contables sigan los estándares y normativas financieras de la empresa, facilitando la posterior auditoría y análisis de la información.

Paso a Paso: Crear una Clase de Documento

1. Acceder a la Transacción para Definir Clases de Documento

Navega por el menú de SAP utilizando la ruta: Gestión financiera > Parametrizaciones básicas de gestión financiera > Documento > Clases de documento > Definir clases de documento.

2. Crear una Nueva Clase de Documento

· En la pantalla que aparece, verás una lista con las clases de documentos ya definidas en el sistema. Para crear una nueva clase de documento, selecciona la opción Entradas Nuevas o Nuevo Registro.

En la pantalla Modificar vista de clases de documento, pulsamos el botón Entradas nuevas.

Completa los Campos para la Nueva Clase de Documento:

Estos campos y opciones permiten personalizar la clase de documento según las necesidades específicas de la empresa, controlando cómo se manejan las transacciones, los tipos de cuentas involucradas y los requisitos para la entrada de datos.

Clase doc.: Aquí se introduce un código de dos caracteres que identifica la clase de documento. Este código se utiliza para diferenciar entre diferentes tipos de documentos, como facturas, abonos, etc.
Rango números: Especifica el rango de números que se utilizará para esta clase de documento. Este rango determina cómo se numerarán los documentos al crearlos. Los rangos de números se definen previamente y se pueden elegir en este campo.
Clase doc. anulación: Define qué clase de documento se utilizará para anular documentos que se creen bajo esta clase. Por ejemplo, si se crea un documento de factura con esta clase, este campo determinará qué clase se usará en caso de que se necesite anular esa factura.
Grupo autorizaciones: Se utiliza para asignar un grupo de autorizaciones a la clase de documento. Este grupo puede restringir qué usuarios tienen permiso para utilizar esta clase de documento, agregando una capa de control de seguridad.

C.I. Cuenta permitidas:

Activos fijos, Deudor, Acreedor, Material, Cuenta de mayor, Costes secundarios: Estos campos permiten especificar qué tipos de cuentas pueden utilizarse con esta clase de documento. Por ejemplo, si seleccionas "Acreedor", solo se permitirán transacciones que involucren cuentas de acreedores al utilizar esta clase de documento.

Control

Clase doc. neto: Si se selecciona, indica que esta clase de documento se contabilizará utilizando solo los valores netos (sin impuestos).
1 Deud./acreed.: Permite que se registre una única posición de deudor o acreedor en los documentos creados con esta clase.
Cuentas neg.permitidas: Permite que las cuentas con saldos negativos sean utilizadas en los documentos.
Multisociedades GL: Si se marca, permite la contabilización multisociedad, es decir, una transacción que involucra varias sociedades financieras.
Soc. GL asociada introducible: Permite la introducción manual de sociedades GL asociadas al documento.

Utilización especial

Solo BI: Especifica si la clase de documento debe ser utilizada exclusivamente para propósitos del balance interno (BI).

Valores propuestos

T/C en documentos en mon.extranjera: Este campo se utiliza para especificar un tipo de cambio predeterminado para documentos que se registran en moneda extranjera.

Necesario p.entrada documentos

Número de referencia: Si se selecciona, obliga a que el usuario introduzca un número de referencia al crear documentos con esta clase. Esto es útil para el rastreo y la verificación de transacciones.

Texto de cabecera: Obliga a introducir un texto de cabecera al contabilizar documentos con esta clase. Esto ayuda a identificar y describir la transacción registrada.

Joint Venture

Ind.recup.Debe / Ind.recup.Haber: Son campos utilizados para las operaciones de Joint Venture (JV). Indican si las posiciones del debe y del haber son recuperables dentro de una operación conjunta.

Ejemplo Práctico: Crear una Clase de Documento para "Gastos Internos"

Supongamos que deseas crear una nueva clase de documento para registrar "Gastos Internos":

Accede a la transacción para definir clases de documento.

Selecciona Entradas Nuevas.

Completa los campos:

- Clase de documento: "WD" (Gastos Internos).
- Denominación: "Documentos de Gastos Internos".
- Clase doc. anulación: AB
- Rango de números: Selecciona el rango "04" previamente definido para este tipo de documentos.
- C.I. Cuenta permitidas: Acreedor y Cuenta de mayor.
- Número de referencia: Marcamos esta opción.

Finalmente, pulsamos grabar.

¡Bienvenidos a WinSAP, mi rincón en la web dedicado al amplio y apasionante mundo de SAP! Aquí encontrarás consejos prácticos, trucos útiles y recursos que harán que el aprendizaje de SAP sea mucho más accesible. Ya seas un principiante o alguien con más experiencia, mi objetivo es hacer que tu camino en SAP sea lo más sencillo posible. ¡Vamos a disfrutar juntos del viaje hacia el dominio de SAP!

¿Cómo asigna una sociedad GL en SAP FI?

Creación de una variante de ejercicio en SAP

¿Cómo asignar una variante de ejercicio?

Inicio Sobre mi Contacto